КЕП для Prozorro: як отримати і підписати пропозицію

Оновлено 24.09.2026

Навіщо підпис і де він накладається

Електронний підпис у Prozorro робить пропозицію юридично значущою: він підтверджує, хто подав документи, і фіксує їхній зміст на момент подання. Майданчик пропонує накласти підпис на всю пропозицію перед поданням, а потім на документи, які ви довантажуєте за вимогою замовника, і на договір, якщо він підписується електронно. Пропозиція без коректного підпису ризикує бути відхиленою, тому підпис варто перевірити заздалегідь, у спокійний день.

Для тендерів використовують кваліфікований електронний підпис (КЕП) або удосконалений підпис на кваліфікованому сертифікаті. На практиці це один і той самий ключ від кваліфікованого надавача, різниця лише в носії.

Де отримати

Перш ніж обрати надавача, перевірте в підтримці свого майданчика, які типи ключів він підтримує. Файловий ключ від ДПС і банку працює майже скрізь, хмарні підписи підтримуються не на кожному майданчику.

Як отримати КЕП у податковій: кроки

1. Підготуйте паспорт або ID-картку і РНОКПП. Для керівника юридичної особи потрібні також дані про юрособу, зазвичай вони підтягуються з ЄДР.
2. Подайте заявку онлайн через сайт КНЕДП ДПС або особисто в сервісному центрі ДПС. Онлайн можливо, якщо у вас уже є чинний підпис, наприклад банківський.
3. Згенеруйте особистий ключ і задайте пароль. Запишіть пароль у менеджер паролів компанії: відновити його неможливо.
4. Завантажте сертифікати і збережіть файл ключа в двох місцях: робочий компʼютер і резервна флешка або сховище.
5. Перевірте ключ: підпишіть будь-який файл на сайті czo.gov.ua у сервісі підписання і перевірки.

Файл, токен чи хмара

• Файловий ключ найпростіший: файл і пароль. Мінус у тому, що його легко скопіювати, тому зберігайте його як ключі від сейфа.
• Захищений носій (токен) не дає скопіювати ключ. Потребує драйвера і інколи окремої програми на компʼютері, з якого подаєте пропозицію.
• Хмарний підпис зручний з будь-якого компʼютера і телефона. Перевірте, чи підтримує його ваш майданчик, до того, як на нього покладатись.

Як підписати пропозицію на майданчику

1. Завантажте всі документи і вкажіть ціну.
2. Натисніть кнопку накладання підпису. Майданчик відкриє віджет підписання.
3. Оберіть надавача, файл ключа або носій, введіть пароль.
4. Дочекайтеся підтвердження, що підпис накладено. На більшості майданчиків поруч з пропозицією зʼявляється позначка або файл підпису.
5. Подайте пропозицію і перевірте її статус.

Якщо після підпису ви змінюєте документ або ціну, підпис треба накласти знову: він фіксує попередню версію.

Строк дії і повноваження

Сертифікат КЕП діє обмежений строк, зазвичай рік або два. Поставте нагадування за місяць до закінчення. Якщо директор змінився, новий керівник отримує свій КЕП, а в пакет документів додається новий наказ або протокол про призначення. Пропозиція, підписана особою без повноважень, це пряма підстава для відхилення.

Хто в компанії відповідає за КЕП

У малій компанії ключ зазвичай один, у керівника, і пропозиції подає він сам або менеджер з його участю. Домовтеся заздалегідь:

1. Хто зберігає файл ключа і де лежить резервна копія.
2. Хто і як отримує доступ до ключа в день подання, якщо керівник у відрядженні.
3. Хто стежить за строком дії сертифіката і замовляє новий.
4. Чи потрібна довіреність на менеджера з власним КЕП, щоб він підписував пропозиції сам.

Довіреність з КЕП менеджера зменшує залежність від однієї людини, але її треба додавати до кожної пропозиції, і строк її дії теж треба відстежувати.

Безпека ключа

• Зберігайте пароль окремо від файлу ключа.
• Використовуйте ключ лише на компʼютерах, яким довіряєте.
• Якщо ключ скомпрометовано або працівник з доступом звільнився, блокуйте сертифікат у надавача і отримайте новий.

КЕП для інших сервісів

Той самий КЕП працює для податкової звітності, електронного документообігу, підписання договорів і актів з замовниками. Налаштуйте його один раз для всіх сервісів, і підписання закритих поставок з державними замовниками теж піде електронно.

Типові проблеми і що робити

Порада на день подання

Робіть пробне підписання за кілька днів до дедлайну на будь-якій чернетці пропозиції. Більшість технічних проблем з підписом вирішуються за годину, якщо у вас є ця година.

Нові тендери під ваш код і область щоранку на пошту: сповіщення про тендери.

Питання і відповіді

Чий КЕП потрібен для тендера, директора чи бухгалтера?

Пропозицію підписує особа, яка має право підпису від імені учасника: зазвичай керівник, для ФОП сам підприємець. Інша особа підписує лише за довіреністю або іншим документом про повноваження, і його треба додати до пропозиції.

Чи підходить для Prozorro безкоштовний КЕП від податкової?

Так. КЕП, виданий КНЕДП ДПС, приймають майданчики Prozorro. Він видається фізичним особам, ФОП і керівникам юридичних осіб.

Чи потрібна печатка компанії в електронному вигляді?

Закон про закупівлі вимагає підпис уповноваженої особи. Електронна печатка додається лише тоді, коли її прямо вимагає документація, що трапляється рідко.