Переговорна процедура закупівлі: коли застосовується і що робити постачальнику

Оновлено 24.09.2026

Що це

Переговорна процедура це спосіб закупівлі, за якого замовник укладає договір з обраним постачальником після переговорів, без конкурентного відбору. Її описує стаття 40 Закону України «Про публічні закупівлі». Застосувати її можна лише за підставами, прямо переліченими в законі, і замовник мусить публічно обґрунтувати, чому обрав саме її.

Підстави за статтею 40

Перелік у законі закритий. Якщо підстави в ньому немає, переговорна процедура неправомірна.

Як проходить

1. Замовник публікує в системі інформацію про застосування переговорної процедури з обґрунтуванням підстави.
2. Веде переговори з обраним учасником або кількома учасниками щодо ціни і умов.
3. Публікує повідомлення про намір укласти договір.
4. Після строку, протягом якого можна оскаржити рішення, укладає договір і публікує його.

Строк між повідомленням про намір і договором визначає стаття 40: він коротший у разі нагальної потреби. Під час цього строку інші суб'єкти можуть подати скаргу до органу оскарження АМКУ.

Що робить постачальник, якого запросили

• Отримує від замовника запрошення і умови: предмет, кількість, строки.
• Подає комерційну пропозицію і документи, які вимагає замовник, у тому числі щодо відсутності підстав для відмови за статтею 17.
• Погоджує умови договору під час переговорів. Після публікації повідомлення про намір ціну і умови змінити вже складно.
• Підписує договір, зазвичай КЕП, після спливу строку на оскарження.

Переговорна процедура не звільняє постачальника від вимог закону: санкційні обмеження, підстави статті 17 і вимоги до предмета діють так само, як у торгах.

Що робить постачальник, якого не запросили

Якщо ви бачите переговорну процедуру на товар, який ви постачаєте, і вважаєте, що конкуренція можлива, перевірте обґрунтування:

• чи справді предмет може поставити лише один постачальник;
• чи справді два попередні тендери були на той самий предмет з тими самими умовами і відмінені через відсутність пропозицій;
• чи справді нагальна потреба виникла через обставини, які неможливо було передбачити;
• чи не перевищує додаткова закупівля межі, встановлені законом.

Якщо підстави немає, у вас є право подати скаргу до АМКУ в строк, визначений законом, від дати повідомлення про намір. Порядок: як оскаржити в АМКУ.

Воєнний стан

За Особливостями, затвердженими постановою КМУ від 12.10.2022 № 1178, більшість закупівель іде відкритими торгами з особливостями або через каталог. Випадки, для яких раніше застосовували переговорну процедуру, Особливості перелічують як закупівлі без відкритих торгів: договір укладається напряму, замовник публікує звіт про договір з обґрунтуванням. Тому в системі ви бачите багато звітів про договори і мало переговорних процедур. Як читати такі звіти: звіт про договір.

Як використати переговорні процедури у продажах

Переговорні процедури і прямі договори показують, де замовник купує без конкуренції і за якою ціною. Якщо ваш товар дешевший або ви можете поставити швидше, це сигнал для прямої комерційної пропозиції замовнику до наступної закупівлі. Двічі відмінений тендер означає, що замовник не знайшов учасників: якщо ви працюєте в цій категорії, він чекає на вас.

Як перевірити обґрунтування: порядок дій

1. Відкрийте картку процедури і знайдіть підставу, на яку посилається замовник, і документ з обґрунтуванням.
2. Для підстави «двічі відмінені торги» знайдіть обидва попередні тендери і порівняйте предмет, кількість і умови. Якщо умови змінилися, підстава сумнівна.
3. Для підстави «технічні причини або виключні права» перевірте, чи продає цей товар хтось інший, наприклад ви або ваші партнери.
4. Для нагальної потреби перевірте дати: подія, на яку посилається замовник, і дата закупівлі.
5. Зберіть докази і, якщо підстава не підтверджується, готуйте скаргу в строк від дати повідомлення про намір.

Що запитати в замовника, якщо вас запросили

• Точний перелік документів, які потрібні від вас до підписання.
• Проєкт договору і строки його підписання.
• Порядок і строки оплати, особливо для нагальних закупівель.
• Вимоги до поставки і приймання.

Переговорна процедура і ціна

Під час переговорів ціну визначає домовленість сторін, і аукціону немає. Для постачальника, якого запросили, це можливість отримати справедливу ціну, але й відповідальність: замовник обґрунтовує ціну в системі, і завищена ціна стає предметом уваги контролюючих органів. Готуйте розрахунок ціни і ринкові порівняння, щоб замовник міг їх показати.

Типові помилки постачальника

• Погодження умов переговорів усно, без фіксації в листуванні.
• Відсутність документів про відсутність підстав для відмови на момент підписання.
• Пропущений строк на скаргу, коли процедура застосована неправомірно.

Нові тендери під ваш код і область щоранку на пошту: сповіщення про тендери.

Питання і відповіді

Чи можна потрапити в переговорну процедуру, якщо вас не запросили?

Замовник обирає постачальника сам і веде переговори з ним. Інші компанії можуть оскаржити рішення про застосування процедури, якщо вважають підставу неправомірною.

Які найчастіші підстави для переговорної процедури?

Двічі відмінений тендер через недостатню кількість пропозицій, відсутність конкуренції з технічних причин або через виключні права, нагальна потреба через непереборну силу, додаткові закупівлі у того самого постачальника.

Чи існує переговорна процедура під час воєнного стану?

Більшість закупівель зараз іде за Особливостями, затвердженими постановою КМУ № 1178. Для випадків, у яких раніше застосовували переговорну процедуру, Особливості передбачають закупівлю без відкритих торгів з публікацією звіту про договір.