Документи для тендера Prozorro: базовий пакет і як його тримати готовим
Оновлено 24.09.2026
Логіка переліку
Кожна тендерна документація має свій перелік, але він складається з однакових блоків. Якщо тримати ці блоки готовими, пропозицію можна зібрати за день. Основа переліку: кваліфікаційні критерії статті 16 Закону України «Про публічні закупівлі», підстави для відмови статті 17 і технічна специфікація замовника.
Стаття 16 дає замовнику чотири кваліфікаційні критерії: наявність обладнання, матеріально-технічної бази та технологій; наявність працівників відповідної кваліфікації; документально підтверджений досвід виконання аналогічного договору; фінансова спроможність. Замовник обирає, які з них застосувати, і в документації пише, чим саме підтвердити кожен.
Базовий пакет: що тримати готовим
| Документ | Для якого блоку | Як часто оновлювати |
|---|---|---|
| Статут або інший установчий документ | реєстрація і повноваження | після кожної зміни |
| Наказ або протокол про призначення керівника | повноваження підписанта | після зміни керівника |
| Довіреність на підписанта, якщо підписує не керівник | повноваження | за строком довіреності |
| Витяг з реєстру платників ПДВ або єдиного податку | статус платника | щокварталу або після змін |
| Довідка про досвід з переліком аналогічних договорів | кваліфікація, досвід | після кожного закритого договору |
| Копії 3-5 аналогічних договорів з видатковими або актами | кваліфікація, досвід | після кожного закритого договору |
| Листи-відгуки від замовників | кваліфікація, досвід | просіть після кожної поставки |
| Довідка про працівників з посадами і кваліфікацією | кваліфікація, персонал | щокварталу |
| Довідка про обладнання, техніку, склад | кваліфікація, матеріальна база | щопівроку |
| Фінансова звітність (баланс, звіт про фінансові результати) | фінансова спроможність | щороку після подання |
| Сертифікати, декларації відповідності, паспорти якості | технічна частина | за строком дії |
| Інформація про відсутність судимості керівника | документи переможця | перед кожною перемогою, зі свіжою датою |
Довідки у форматі замовника
Більшість довідок замовник просить у довільній формі, але з конкретними полями: назва договору, контрагент, предмет, сума, строк виконання. Тримайте шаблон довідки про досвід у редагованому форматі поруч з PDF: під кожен тендер вона змінюється під назву предмета і критерій «аналогічності». Якщо документація дає свою форму, заповнюйте саме її, навіть якщо ваша довідка змістовно така сама.
Що таке аналогічний договір
Замовник сам визначає, що вважає аналогічним: той самий код ДК021, той самий предмет за назвою або схожі роботи. Прочитайте визначення в документації і добирайте договори саме під нього. Якщо визначення незрозуміле або надто вузьке, поставте питання в період уточнень. Договір підтверджується документами про виконання: видаткові накладні, акти, відгук замовника, як вимагає документація.
Технічна частина
- Опис товару таблицею: вимога замовника в лівій колонці, ваш показник праворуч, відповідність у третій.
- Документи, що підтверджують якість і безпечність: декларації, сертифікати, паспорти якості, висновки.
- Гарантійні листи, якщо їх вимагають, з номером тендера і назвою учасника.
- Інструкції, каталоги, фото, якщо документація просить.
Порівнюйте кожен параметр специфікації з вашим описом. Найчастіше пропозицію відхиляють саме за невідповідність одного параметра.
Документи переможця
Після рішення про намір укласти договір переможець подає документи, що підтверджують відсутність підстав для відмови в участі. Перелік є в документації, зазвичай окремим додатком. Строк короткий, за Особливостями кілька днів, тому підготуйте ці документи заздалегідь, до аукціону. Детально: як підписати договір.
Як оформлювати файли
- Один документ, один файл PDF.
- Нумерація файлів за порядком переліку в документації: «01», «02» і далі.
- Назва файлу описує зміст словами.
- Скани з роздільністю 200-300 dpi, кольорові там, де є печатки і підписи.
- Багатосторінкові документи повністю, без пропущених сторінок і додатків.
- Документи іноземною мовою з перекладом, якщо документація це вимагає.
Супровідний лист-реєстр
Корисна звичка: перший файл пропозиції це реєстр документів, таблиця «пункт документації → назва файлу → сторінка». Замовник знаходить потрібне швидше, і ризик того, що документ «не побачили», зменшується.
Як організувати папку з документами
Структура, яка витримує десятки тендерів на рік:
| Папка | Що всередині |
|---|---|
| 01 Реєстрація і повноваження | статут, наказ або протокол, довіреності, витяги з реєстрів |
| 02 Досвід | довідки, договори, накладні, акти, відгуки, розкладені за кодами ДК021 |
| 03 Персонал і техніка | довідки, дипломи, посвідчення, документи на техніку і склад |
| 04 Фінанси | звітність за останній рік, довідки банку, якщо вимагаються |
| 05 Товари | сертифікати, декларації, паспорти якості за кожним товаром |
| 06 Шаблони | довідки в редагованому форматі, цінова форма, супровідний лист |
| 07 Тендери | папка на кожен тендер з поданими файлами і рішенням замовника |
Раз на квартал переглядайте строки дії документів у папках 01, 04 і 05.
Пакет під кожну категорію
Якщо ви подаєтеся в кількох категоріях (наприклад, товари і послуги з їх обслуговування), тримайте в папці «Досвід» окремі добірки договорів під кожну категорію. Замовник оцінює аналогічність, і добірка, зібрана під його предмет, переконує краще, ніж загальний список усіх договорів компанії.
Типові причини, через які документи не приймають
- Довідка за формою учасника там, де документація дає свою форму.
- Договір з іншим предметом, ніж «аналогічний» у документації.
- Прострочений сертифікат або декларація.
- Документ підписав не той, хто має повноваження.
- Нечитабельний скан або пропущені сторінки.
- Розбіжність у назві учасника між документами.
Усі причини відхилення зведено у статті чому відхиляють пропозиції.
Нові тендери під ваш код і область щоранку на пошту: сповіщення про тендери.
Питання і відповіді
Чи потрібно подавати витяг з ЄДР?
Лише якщо його вимагає документація. Відомості з ЄДР відкриті, і замовник часто перевіряє їх сам, але вимоги конкретного тендера мають пріоритет.
Які документи подає лише переможець?
Документи, що підтверджують відсутність підстав для відмови в участі за статтею 17 Закону, наприклад інформацію про відсутність судимості. На етапі подання ці обставини учасник декларує в системі.
Чи треба завіряти копії печаткою?
Так роблять, якщо цього вимагає документація. Якщо документація вимагає лише підпис КЕП на пропозиції, окреме завірення кожної сторінки зазвичай зайве.
Отримувати такі тендери на пошту
Нові тендери під цей фільтр приходять листом: безкоштовно раз на тиждень, з тарифом щодня о 7:00.